Detailed Notes on software de gestión documental
Detailed Notes on software de gestión documental
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Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fileáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?
Mayor seguridad y Regulate: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
Esta evaluación proporciona una comprensión clara de los requisitos y permite diseñar una solución de gestión documental que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.
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Estos registros también permiten saber cuántos documentos procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita la definición de objetivos y la medición de resultados.
Estas herramientas no solo optimizan el acceso y almacenamiento de la información, sino que también te permiten ganar tiempo, mejorar la seguridad de tus datos y avanzar en la transformación digital de tu negocio.
El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estos sistemas funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre los que se incluyen:
Falta de Control: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde Management sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.
Handle complete: Al gestionar su propio hardware, las empresas tienen propiedad total sobre sus datos y medidas de seguridad. Las soluciones in situ son consideradas más seguras, ya que el software y los datos permanecen dentro de la infraestructura interna.
Acceso siempre disponible: Documentos alojados en un archivador central en servidores distribuidos. Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores de la pink en la nube se encargan de gestionar la carga.
Un software de gestión documental es mucho más que una Gestión de Documentos simple herramienta; es el aliado best para organizar, proteger y optimizar el uso de la información que generan las empresas.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.
En la práctica, esto significa que puede extraer información de cualquier documento impreso o escrito a mano de forma rápida y precisa. De esta manera, ahorra tiempo y lessen significativamente el riesgo de errores manuales en la conversión de estos materiales.
Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,